Le moderne piattaforme email automation consentono alle aziende di pianificare l'invio di messaggi in risposta ad azioni specifiche dell'utente o a scadenze temporali prestabilite. Questo tipo di comunicazione tempestiva e pertinente solleva il team di marketing dalla necessità di effettuare invii manuali quotidiani. Tuttavia, per mantenere la massima riservatezza e flessibilità operativa, molte aziende preferiscono utilizzare software locali dotati di moduli di pianificazione integrati.
Configurare un flusso di automazione significa stabilire una sequenza temporale di messaggi (ad esempio un messaggio di benvenuto, seguito da un approfondimento dopo tre giorni e un'offerta commerciale dopo una settimana). Un software di installazione locale permette di impostare queste regole e di gestire le code di trasmissione in background direttamente dal computer dell'ufficio, sfruttando la connettività di rete e i server di posta configurati nel sistema.
L'automazione dei processi comunicativi riduce drasticamente le ore lavorative dedicate alla gestione dei clienti. Quando questo sistema viene implementato tramite un software acquistato con licenza una-tantum, il ritorno sull'investimento si palesa in tempi brevissimi. Non essendoci abbonamenti mensili legati al volume dei messaggi inviati automaticamente, ogni automazione configurata lavora per l'azienda a costo zero, incrementando le vendite in modo passivo.
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