La gestione del consenso in conformità al GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è un obbligo inderogabile per chiunque svolga attività di email marketing in Europa. È necessario raccogliere un consenso libero, specifico, informato ed inequivocabile prima di inviare comunicazioni promozionali. Inoltre, il titolare del trattamento deve essere in grado di dimostrare quando e come tale consenso è stato prestato. Un software locale facilita questa archiviazione.
A differenza dei servizi online che memorizzano i log di tracciamento su server terzi dislocati all'estero, l'utilizzo di un applicativo desktop conserva tutte le informazioni (IP di registrazione, data, ora e flag di consenso) all'interno del database locale dell'ufficio. Questo approccio riduce il rischio di violazioni di dati (data breach) e semplifica la redazione del registro dei trattamenti richiesto dalla legge sulla privacy.
Il GDPR stabilisce che ritirare il consenso deve essere facile quanto prestarlo. Ogni newsletter deve contenere un link per disiscriversi chiaramente visibile. Il software locale automatizza questo processo leggendo le email di disiscrizione o interfacciandosi con un database di cancellazione web, escludendo immediatamente l'utente dai successivi invii. Questo previene sanzioni amministrative ed assicura la massima trasparenza.
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